Leren in de Social Profit

Impuls tot evolueren

Budgetteren: hoe, wat en waarom?

Een opleidingsbudget vastleggen is vaak een louter boekhoudkundig gegeven in functie van een concrete opleidingsactiviteit.

Wil je VTO echter als managementinstrument inzetten dan zijn het opstellen van een budget voor VTO-activiteiten én het opvolgen van de kosten onontbeerlijk. Budgetteren betekent immers middelen toekennen voor toekomstige projecten.

Vanuit je VTO plan beschik je over alle elementen om je budget op te maken. Hoe het VTO - budget wordt vastgelegd, welke afspraken tot terugbetaling bestaan met de medewerkers, welke kostensoorten worden bijgehouden en op welk niveau het budget wordt opgemaakt, zijn organisatiegebonden keuzes.

Waarom werken met een opleidingsbudget?

Een budget is

  • Een sturingselement bij de planning van de leeractiviteiten: kosten komen beter in beeld en kunnen in de hand gehouden worden. Aanvragen voor bijscholing kunnen zo geplaatst worden in het totale opleidingsbeleid. Het werken binnen een vooropgesteld budget zet aan om bewust en zorgvuldig te kiezen voor bepaalde VTO-activiteiten. Alternatieven worden bewust afgewogen.

  • Een motiverend en responsabiliserend element voor de medewerkers: weten dat er letterlijk geld wordt uitgetrokken voor je ontwikkeling werkt positief en kan medewerkers aanzetten om de opleidingsinvestering ook beter te laten renderen. Het zet medewerkers ook aan bewustere keuzes te maken.

  • een controlemiddel: het voorkomt financiële verassingen en laat toe na te gaan hoeveel er in VTO geïnvesteerd werd.

  • Een evaluatiemiddel: het laat toe om de kosten in de toekomst beter in te schatten en zet aan tot reflectie over de efficiëntie en effectiviteit van de investeringen.

Welke kostensoorten houd je bij?

De kostenposten bij opleiding zijn veel diverser dan wat je op het eerste zicht verwacht.

Ook verschillen de posten bij het samenwerken met een externe opleider of bij het werken met een interne opleider. Globaal is een onderscheid te maken tussen directe en indirecte kosten:

  • Directe kosten: inschrijvingsgeld, honorarium opleider, gebruik accommodatie, documentatie, verplaatsingskosten, ...

  • Indirecte kosten: onderbreking arbeidsprestaties, vervanging op de werkvloer, overlegtijd bepaling VTO-doelstellingen, …

Meer in detail gaat het onder meer over:

  • Personeelskosten: salaris VTO-verantwoordelijke, loonkost deelnemers (gederfde activiteit), kosten vervanger, salaris externe lesgever, …

  • Materiaalkosten: huur locatie, aankoop cursusmateriaal, tijdschriftabonnementen, aankoop en afschrijving elektronische apparatuur, inrichting cursuslokaal, aankoop/huur didactisch materiaal,…

  • Kosten voor deelname aan externe vto-activiteiten: inschrijvingskosten, verblijfskosten, verplaatsingskosten, maaltijden, syllabi en documentatie, …

Baseer je raming op het opleidingsplan en maak de inschatting zo realistisch mogelijk. Vergeet de mogelijkheid tot subsidies niet!

Op welk niveau maak je het budget op?

  • Voor de totale organisatie
  • Per afdeling/dienst
  • Per medewerker
  • Per VTO-werkvorm (cursussen, studiedagen, intervisies …)
  • Per thema (automatisering, kwaliteitszorg, administratie, klantgericht handelen, functiegerichte specialisatie)

Hou bij de opmaak van je (jaar)budget ook rekening met eventuele spontane opleidingsvragen. De mogelijkheid bestaat steeds dat onvoorziene maar zeer interessante opportuniteiten zich in de loop van het jaar aandienen. Reserveer bijvoorbeeld 20% van het totale VTO budget voor dit soort vragen.

Wat is een redelijk budget voor VTO?

Hoeveel je als organisatie kan en wil besteden aan VTO is natuurlijk niet in richtlijnen vast te liggen.

De gemaakte beleidskeuzes, de financiële mogelijkheden, het al dan niet bestaan van externe subsidiëringsbronnen …. zijn allesbepalend.

Toch op zoek naar een indicatie ?

  • Volgens het Interprofessioneel Akkoord (IPA) moeten organisaties en bedrijven in België 1.9% van de bruto loonkost aan vorming besteden. In 2009 investeerden Vlaamse bedrijven 1,27% van hun totale personeelskost in opleidingen.

resized__600x337_opleidingsinvestering

Bron: WSE-raming Sociale Balansen op basis van NBB & RSZ (Bewerking Steunpunt WSE/Departement WSE)

  • Kijk ook eens in de jaarverslagen van grotere organisaties die je vindt op internet.
  • Op zoek naar meer cijfers? Klik hier.

Tip: Heb je maar een klein budget voor opleiding? Dit is niet noodzakelijk negatief! Zie het als een uitdaging. Kies weloverwogen voor een opleiding. Durf andere leervormen in te zetten dan klassieke opleiding. Zoek goed uit wie je bij een opleidingsvraag kan helpen. Ga een samenwerking aan met andere organisaties. Waarom geen eigen medewerker een vorming laten geven? …

Tip: Opleidingskosten moeten niet noodzakelijk via een opleidingsbudget begroot worden. Sommige opleidingen passen in het normaal werkingsbudget van een afdeling of maken deel uit van een ruimer veranderingstraject waarvoor specifieke budgetten voorzien zijn.

Voorbeeld UZ BrusselWelke kosten betaal je terug aan je werknemers?